الحمد لله رب العالمين، وأشهد أن لا إله إلا الله وأشهد أن محمداً عبده ورسوله، اللهم صلِّ وسلم وبارك عليه، وبعد: إن التوثيق من الأمور المهمة، فبه المساعدة على حفظ الحقوق، وردها إلى أصحابها، وبه تقضى المصالح المختلفة، ولا يستغني عنه الفرد ولا الأسرة ولا المجتمع ولا الدولة، وكل منها يرتبط بالآخر ارتباطاً وثيقاً، والتوثيق لا بد منه في هذا الإرتباط. فالتوثيق مهم للفرد في تسجيل الوثائق المتعلقة به؛ كشهادة ولادته، وبطاقاته الشخصية، وعقوده، وديونه، وممتلكاته، وشهاداته العلمية، ووصاياه، ووراثته، وغير ذلك. ومهم للأسرة في تسجيل الوثائق المتعلقة بها؛ كعقد الزواج الذي يوثق علاقة الزوجية بين الزوج وزوجته، وشهادات ولادات الأولاد الذي يتعلق بها النسب والإنتساب إلى الأسرة، والبطاقة التوثيقية للأسرة التي تجمع الزوج وزوجته وأولاده، والتي تسمى دفتر العائلة. ومهم للمجتمع في تنظيم أموره الاجتماعية والزراعية والصناعية والتجارية وغيرها، فتوثق عقود البيع، والإجارة والرهن، والمزارعة والشركات، والديون وغيرها. ومهم للدولة في تسجيل الوثائق المتعلقة بمواطنيها وتنظيم أمورهم، وفي تسجيل القوانين والأنظمة، وفي الوثائق المتعلقة بالدواوين المختلفة، وفي الوثائق المتعلقة بإيرادات الدولة المالية، ومشاريعها، ووجوه إنفاقها، وفي كل ما تحتاج إلى تنظيم علاقة الدولة بمواطنيها، وعلاقتها مع غيرها من الدول.